עסקים רבים מחפשים אחר שירות מזכירה לעסק. וכאשר אנו אומרים עסקים אלו יכולים להיות עסקים בתחומים שונים, לרבות פרי לנסרים ועסקים קטנים ובינוניים.
הנקודה המרכזית היא שבעלי העסקים מבינים שני דברים חשובים:
הדבר הראשון הוא הצורך והחשיבות של עובד אשר יטפל בכל העניינים האדמיניסטרטיביים, המשרדיים והטלפוניים.
והנקודה השנייה היא ההבנה כי במקום לחפש אחר עובד/ת לעסק, מוטב לקבל זאת כשירות; כלומר במודל של מיקור חוץ.
בסופו של דבר, כאשר שואלים כמה עולה שירות מזכירה לעסק, ומשקללים את היתרונות והערך המוסף, מגיעים בדרך כלל למסקנה כי מוטב לעשות זאת באמצעות מיקור חוץ. כלומר שירותי תמיכה אדמיניסטרטיבית במיקור חוץ.
איננו אומרים כי הדבר נכון בכל המקרים, כל עסק צריך לעשות את השיקולים שלו; והדברים משתנים בהתאם לאופי הפעילות של העסק והיקף העבודה.
ולגבי שירות מזכירה לעסק מחיר, אנו ב DHO שירותי ניהול משרד מתקדמים מציעים 3 חבילות שירות. בנינו את חבילות השירות לצורך הנוחות שלכם, מתוך ניתוח הצרכים של הלקוח הממוצע. אך חשוב לנו להדגיש כי אנו יודעים להעניק לכל לקוח מענה בהתאם למידותיו וצרכיו; כך שכדאי לפנות אלינו בכדי לקבל את הצעת המחיר הרלוונטית.
נוכל גם להדגיש לכם את היתרונות של שירותי משרד במיקור חוץ, ואתם תוכלו לעשות את החישובים והשיקולים שלכם.
שירות מזכירה לעסק
לכל עסק ישנו מטלות שהן תוצר לוואי של תהליך העבודה ומהות העסק, והדבר כמובן משתנה מעסק לעסק.
נסתכל לדוגמה על עסק המציע שירותי הדברה. במקרה שכזה, הדברת מזיקים היא מהות הפעילות של העסק. כלומר לא הקמתם את העסק בכדי לענות לטלפונים, בכדי להפיק חשבוניות או לבצע הזמנות של ציוד וחומרים מהספקים. הקמתם את העסק בשביל להציע ללקוחות שלכם שירותי הדברה – זהו תחום המומחיות שלכם.
אבל, ללא מענה לטלפונים לא תוכלו להשיג לקוחות ולתאם שירות. ואם אף אחד לא יטפל בחשבוניות ובגבייה, לא תוכלו לקבל תשלום עבור השירות. ואם תשכחו להזמין חומרים וציוד, לא תהיו מסוגלים לספק שירות. הפעולות הללו הן אינן מהות העסק, אך הן הכרחיות.
ובדיוק בשביל זה צריך מזכירה לעסק, בין אם זו מזכירה חיצונית או עובד/ת מן המניין. כל ניסיון לעשות זאת בצורה אחרת, יפגע במהות השירות.
תחומי הפעילות של המזכירה עשויים להיות שונים בכל עסק, בהתאם לאופי הפעילות. לצורך הדוגמה אלו יכולים לכלול את הפונקציות הבאות:
ניהול יומן ותיאום פגישות – בין אם זה ניהול היומן של המנכ“ל, המצפה מהמזכירה לנצל את זמנו בצורה מיטבית וללא פגישות מיותרות המבזבזות את זמנו. או שזה טכנאי השירות שצריך לתכנן עבורו יום עבודה יעיל. מזכירה יכולה לעשות זאת בצורה הטובה ביותר.
ניהול התקשורת – התקשורת בימינו מתנהלת בערוצים שונים. זהו יכול להיות מענה טלפוני אישי, כמו גם דואר אלקטרוני או הודעות בערוצי תקשורת אחרים כמו אפליקציות מסרים מיידים. וזה כולל גם משלוח מכתבים ודברי דואר שעדיין לא חלפו מן העלם. בעזרת מזכירה ניתן לנהל את הכל בצורה יעילה, מסודרת ומקצועית.
טיפול בעניינים חשבונאיים – לפעמים צריך לתקן חשבונית ללקוח, לשלוח תזכורת על תשלום או להעביר חשבוניות של הוצאות לרואה החשבון. שוב, באמצעות מזכירה הכל מתבצע בצורה הנכונה.
וישנם עוד עניינים רבים שמזכירה יכולה לטפל בהם כמו הזמנת אביזרי פרסום, ארגון יום כיף לעובדים, תיאום נסיעות לחו“ל וטיסות, עדכון הקטלוג באינטרנט וכו‘.
שירות מזכירה לעסק מחיר
בסופו של דבר עסקים מחפשים להחזיר את ההשקעה שלהם ולהפיק את התועלת המרבית. כל בעל עסק מבין שבשביל להרוויח כסף צריך גם להוציא כסף.
לכאורה יש כאן חישוב פשוט שצריך לעשות, כמה עולה שירות מזכירה לעסק במיקור חוץ, לעומת העסקת עובד מן המניין. אך למרות שהתאוריה פשוטה, בפועל העניינים קצת יותר מורכבים. ישנן עלויות סמויות שאולי אינכם לוקחים בחשבון בשלב זה, ולכן עשויים לחשוב כי כדאי להעסיק עובד.
ושנית, זוהי לא רק שאלה של מחיר, זאת מכיוון שאין מדוברים בשני דברים זהים לחלוטין – שירותי מזכירות במיקור חוץ אינם משתווים לעובדים מן המניין, כאשר היתרון הוא למיקור החוץ. ובהמשך נסביר לכם גם למה.
אם בכוונתכם לערוך השוואת עלויות, אנו מזכירים לכם לקחת בחשבון את הנקודות הבאות:
- עלויות משרדיות – ישנם עסקים המתנהלים בצורה משרדית, ובסופו של דבר הם רק צריכים להוסיף עוד עמדה למזכירה, וזוהי השקעה מזערית. אך ישנם עסקים שאינם מבוססי משרד, אלא עובדים בשטח, ועבורם זוהי יכולה להיות השקעה גדולה.
- מחשוב, תוכנה ותקשורת – בימינו העבודה המשרדית תלויה מאוד במחשוב ותוכנה, וגם טלפוניה ואינטרנט; הדברים הללו עולים כסף. למשל אם יש צורך במערכת לניהול קשרי לקוחות, זוהי הוצאה נוספת. במיקור חוץ, יתכן כי הדברים הללו נכללים בשירות.
כמה עולה שירות מזכירה לעסק
כבר אמרנו קודם כי מזכירה מן המניין אינה משתווה למיקור חוץ, אלו הם אינם דברים זהים.
מהות ההבדל נובעת מכך שמזכירה מן המניין היא אדם אחד. ואילו מיקור חוץ הוא שירות הניתן על ידי צוות. ולכן יכול לתת מענה למגוון רחב מאוד של תחומים – מהתנהלות ברשתות החברתיות, ועד נושאים פיננסיים.
שנית, כאשר פונים אל מיקור חוץ ניתן לקבל שירות הזמין מתי שאתם זקוקים לו. אינכם צריכים להתמודד עם סוגיות של ימי חופשה או ימי מחלה, הצוות שלנו יכול להעניק לכם טיפול רציף (גם כאשר אחד מעובדינו נמצא בחופשה).
מחפשים עוזרת אישית לפי שעה או שירותי משרד מרחוק? פנו אל DHO ונתאים עבורכם פתרון. חפשו אותנו גם בפייסבוק.
שירות מזכירה לעסק | שירות מזכירה לעסק מחיר | כמה עולה שירות מזכירה לעסק
