שירותי מזכירות הם חלק בלתי נפרד מהפעילות של כל עסק. בין אם מדובר בעסק גדול או קטן או עוזרת אישית לאיש עסקים, תמיד יש צורך בעבודות מזכירות. זה גם לא משנה מה תחום העיסוק – אם זהו עסק המספק שירותי הדברה, משרד עורכי דין או כל דבר אחר. תמיד ישנם עניינים אדמיניסטרטיביים בהם צריך לטפל, ממענה לטלפונים של הלקוחות וקביעת פגישות, ועד איתור ספקים או תיוק מסמכים. אך השאלה הגדולה היא האם אתם שולטים באדמיניסטרציה ועבודות המזכירות, או שהאדמיניסטרציה שולטת בכם?
שום בעל עסק אינו מטיל ספק בנחיצותם של שירות מזכירות, ומי שאין לו מזכירה מוצא את עצמו מקדיש זמן רב לביצוע עבודות הגוזלות ממנו זמן, ושאינן מייצרות לו הכנסות באופן ישיר. כלומר מטלות הכרחיות שחייבים לעשות, אך הן באות על חשבון הזמן שבו בעל העסק יכול לייצר הכנסות, לעסוק בפיתוח עסקי ולחזק את העסק שלו. ובמקרים רבים המשימות הללו באות על חשבון שעות הפנאי והמנוחה, והבילויים עם המשפחה.
שירותי מזכירות לפי שעה
למרות הנחיצות של שירותי מזכירות, עסקים רבים מוצאים את עצמם עומדים בפני דילמה. אמנם יש להם עומס, והם צריכים עזרה אדמיניסטרטיבית, אך למרות זאת אינם מעוניינים להעסיק מזכירה במשרה מלאה. הם חוששים כי זו תהיה הוצאה גדולה, עם כל כאב הראש המתלווה להעסקת עובד. ולמרות התועלת שהעסקת מזכירה, עדיין אין מדובר בהיקף עבודה המצדיק העסקת עובד/ת במשרה מלאה.
ובנוסף ישנם גם עסקים רבים המתנהלים מהבית. ובימינו ישנם גם פרילנסרים המתנהלים ממחשב נייד בבית הקפה. כך שגם אין להם משרד להציע למזכירה.
שירותי מזכירות לפי שעה נועדו לתת מענה לכל הצרכים הללו. השירותים מתאימים לכל מי שיש לו צורך בעזרה אדמיניסטרטיבית, אך אינו זקוק לשירותי מזכירות במשרה מלאה. בשורה התחתונה מזכירה לפי שעה מאפשרת לעסק ליהנות מגמישות גדולה, ואת היכולת להזמין עוד שעות כאשר צריך. יתכן כי העסק שלכם מתמודד עם עונתיות או סיבות אחרות הגורמות לעלייה או ירידה בפעילות, ובהתאם לכך הצרכים שלכם משתנים. ומהבחינה הזו ניהול משרד במיקור חוץ מספק פתרון מושלם.
ולא רק זה, שירותי מזכירות לפי שעה פותרים את כל הבעיות הטכניות. אינכם מחויבים לספק למזכירה משרד לצורך העבודה, ובטח שאינכם צריכים להשקיע בציוד מחשוב ותקשורת. אתם מקבלים שירותי מזכירות במודל של הכל כולל הכל, ומשלמים רק לפי זמן השימוש בשירות וחבילת השירותים שנרכשה.
שירותי מזכירות מחיר
כאשר מדברים על המחיר של שירותי משרד במיקור חוץ, עליכם לראות את התמונה המלאה. אין מדובר אך ורק בתשלום עבור השירות, אלא הערך המוסף שתקבלו. ערך אשר יכול לבוא לידי ביטוי בשיפור שביעות הרצון של הלקוחות כתוצאה מההתייעלות והמענה המהיר והמקצועי. וכתוצאה מכך צפוי גם ריבוי עסקאות אשר יגדיל את הכנסותיכם. וכל זאת כאשר אתם חוסכים לעצמכם את הצורך בהעסקת עובד, מתן זכויות סוציאליות והשקעה בציוד משרדי וציוד מחשוב ותשתיות תקשורת.
שירותי מזכירות מחיר הם פונקציה של היקף השירותים. לכל עסק צרכים אחרים, לא רק מבחינת הזמן אלא גם מבחינת אופי השירותים שבהם הוא מעוניין. אחד עשוי להזדקק למזכירה אשר תקבל את כל הלידים ותקבע עבורו פגישות, ואילו עסק אחר דורש שירותים של הפקת חשבונות, תיוק מסמכים והתנהלות מול רואי חשבון, ספקים וכו‘.
היתרון של שירותי ניהול משרד לפי שעה הוא הגמישות הרבה, והיכולת להעניק מענה לצרכים של כל עסק. ישנן חבילות בסיסיות, חבילות שירותי אולטרה וחבילות פרימיום. וכמובן שיש לנו גם את הגמישות להעניק לכל אחד פתרון בהתאמה אישית. והתוצאה היא שירותי משרד במחיר אטרקטיבי, ושירות ברמה הגבוהה ביותר.
שירותי מזכירות
אתה מתחיל את יום העבודה בפגישה עם אחד הלקוחות. אתה עומד לחתום איתו חוזה חשוב, ולכן שם את הטלפון שלך על שקט. אבל כל הפגישה הטלפון מזמזם בכיס, ואתה יודע שכל שיחה שלא קיבלה מענה תשלח את הלקוחות אל המתחרים שלך.
ומשם אתה ממשיך לפגישה בבנק. ביקשת מהם הלוואה לעסקים, אבל הם לא מתרשמים מהמצגת החובבנית שעשית. ועד אמצע היום תיבת המייל שלך מתפוצצת בהצעות מחיר, חשבוניות לתשלום או בקשות מלקוחות. אולי בשמונה בערב, במקום לבלות עם המשפחה, תענה למיילים… ככה זה לא עובד.
בתור בעל עסק אתה רוצה לנהל ולעבוד, בוודאי שאינך יכול כל היום לענות לשיחות טלפון. אך מנגד, אלו הן שיחות הטלפון המאפשרות לך לשמור על קשר עם הלקוחות ולתאם עסקאות עם לקוחות חדשים. חשוב לענות לכל שיחה, ולהעניק לכל לקוח ולכל פניה את השירות הראוי. כאן אנחנו נחלצים לעזרתך, וזהו רק קצה הקרחון של העבודה שלנו.
אנו ב DHO מעניקים שירותי משרד מתקדמים – מלבד מענה טלפוני אישי ואנושי, אנו מעניקים חבילת שירותים שלמה הכוללת טיפול בדברי דואר, הכנת מצגות, ניהול יומן פגישות, תיאום נסיעות בארץ ובחו“ל, ניהול פיננסי וכל שירות BACK OFFCE שאתה יכול לדמיין.
שמי דנה הגר, ואני מייסדת ומקימת DHO. את החברה הקמתי לפני למעלה מ 10 שנים, לאחר שנוכחתי לדעת כי ישנם עסקים רבים הזקוקים לשירותי משרד מתקדמים המסוגלים לספק שירות אמין ברמה גבוהה, ומתאימים לעולם הטכנולוגי שבו אנו פועלים. ועם ערכים של יושרה, מקצועיות ואמינות הקמתי חברה בעלת צוות מקצועי לשירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ.
