תיאום פגישות, או אולי נכון יותר להגיד ניהול פגישות, הוא אחת המשימות החשובות ביותר בעסק. והשאלה היא לא כמה עולה תיאום פגישות, אלא מהו הנזק כאשר לא עושים זאת בצורה מקצועית. הרי אתם יודעים כי לחוסר היעילות ישנו מחיר כלכלי.
ישנם עסקים רבים הבוחנים את הדברים ומבינים כי זוהי משימה שלפעמים כדאי להוציא למיקור חוץ, ולפעמים יחדיו עם כל הניהול האדמיניסטרטיבי של העסק.
מי צריך תיאום וניהול פגישות?
באופן עקרוני ניתן להגיד כי כל עסק משלב בעבודתו פגישות אותן צריך לתאם, ויומן אותו צריך לנהל. בדרך כל ניהול הפגישות נוגע יותר למערכת היחסים בין העסק לבין הגורמים החיצוניים כמו לקוחות, ספקים, בנקים ונותני שירותים שונים. אך בעסקים גדולים נדרש גם תיאום פגישות פנים ארגוני – כמו למשל בין מנהל בכיר ועסוק, לבין אחד העובדים המעוניין בפגישה אישית.
עסקים רבים מעניקים שירות בבית הלקוח; למשל אלו יכולים צבעים, שיפוצניקים, מדבירים, חברות ניקיון, טכנאיי מזגנים ושירותים אחרים. עבור עסקים אלו, ניהול פגישות הוא בעיקר התיאום מול הלקוח.
ישנם עסקים המתנהלים בצורה חובבנית, בהם הטכנאי או איש השטח הוא זה העונה לטלפונים תוך כדי עבודה וכאשר הוא מול לקוחות אחרים. ולכן הוא לא מרוכז בשיחה והוא לא מרוכז בעבודה ובלקוח העומד מולו. והדברים הללו פוגעים בעסק – הוא עשוי לשכוח לרשום את השעה שקבע עם הלקוח הבא, וגם להותיר רושם לא מקצועי מול הלקוח הנוכחי.
תיאום פגישות במיקור חוץ יכול לשנות את התמונה. מבחינת הלקוחות הם יקבלו מענה בזמינות גבוהה יותר, הרי אנשי השטח לא תמיד זמינים לענות לכל שיחה. השירות גם יהיה אדיב ומקצועי יותר, לאור העובדה שמזכירה עונה בנינוחות מהמשרד ולא כאשר היא מנקה את הפילטר של המזגן, או בוחנת את בעיות האיטום על הגג.
תיאום פגישות
תיאום הפגישות עבור העסק הוא לא רק מענה טלפוני, זהו ממש שירות לקוחות. הלקוחות עשויים לשאול שאלות לא רק לגבי מחיר אלא גם שאלות נוספות על השירות, ואולי גם בקשות מיוחדות המשפיעות על המחיר או ואפילו המועד בו ניתן להעניק את השירות.
כמו כן יש צורך להתבסס על מערכות טלפוניה ומחשוב לצורך המענה הטלפוני, ניהול היומן והתיאום בין העובדים והמנהלים של העסק, לבין הלקוחות או הצדדים המעוניינים בפגישות ושירות.
השקעה במערכות ניהול קשרי לקוחות או ניהול יומן עשויה להיות הוצאה נוספת עבור העסק, וזהו עוד אחד מהיתרונות של ניהול אדמיניסטרטיבי במיקור חוץ.
בתור חברה המעניקה שירותי ניהול משרד חיצוני, אנו מחזיקים בכל אותן מערכות טלפוניה וניהול קשרי לקוחות.
בעזרת מזכירה חיצונית כל שיחת טלפון תקבל מענה, הכל יתועד ויירשם ויתבצע מעקב. שום דבר לא יישכח והכל יתנהל ביעילות. וכמובן, זה גם יפחית את התסכול בקרב אנשי השטח שנאלצים להתמודד עם טלפונים במהלך יום העבודה.
ניהול פגישות
לסיכום, המונח הנכון הוא ניהול פגישות, ולא תיאום פגישות. זוהי עבודה שבהחלט יש לה מאפיינים ניהולים מכיוון שנדרש להפעיל שיקול דעת.
לפעמים יש צורך להפעיל שיקול דעת המבוסס על הכרות גאוגרפית עם אזור בו מעניקים שירות. למשל כאשר רוצים לתאם שירות עבור עסק המעניק שירות בבית הלקוח, נדרשת הכרות גאוגרפית על מנת לדעת לתאם שירות שימנע בזבוז זמן בדרכים – לא נקבע לטכנאי המזגנים פגישה בשמונה בבוקר בתל אביב, ובעשר בחיפה. יש לתכנן את השירות בצורה אופטימלית ויעילה.
במקרים רבים יש אפילו לתעדף משימות וסדרי עדיפויות. למשל כאשר זהו ניהול יומן עבור אחד המנהלים, בוודאי חשוב לתכנן היטב את זמנו ולמנוע בזבוז זמן מיותר. לפעמים צריך להבין מה דחוף עבור המנהל, ומה ניתן לדחות. ויתכן אפילו כי מידי פעם יש להזיז פגישות בהתאם לסדרי העדיפויות.
בשורה התחתונה – ניהול פגישות הוא לא רק עניין טכני. זה דורש מחשבה והגדלת ראש, וזוהי לא עבודה שניתן להטיל על כל אחד. ישנם יתרונות רבים לשירותי ניהול משרד במיקור חוץ, וניתן ליהנות מחבילת שירות הכוללת הרבה יותר מניהול היומן.
הלקוחות שלכם יהיו מרוצים מהעלייה ברמת השירות, דבר שישפיע באופן חיובי על הכנסות העסק. העובדים שלכם יתנהלו ביעילות גדולה יותר, דבר אשר יכול להגדיל את התפוקה ואפילו לחסוך בהוצאות כגון הוצאות נסיעה.
כמה עולה תיאום פגישות
השאלה כמה עולה תיאום פגישות תלויה מאוד בצרכים הארגוניים שלכם, ולכן כדאי לפנות לחברת DHO ולקבל הצעת מחיר אישית, הכוללת ניהול יומן ואולי גם שירותים נוספים בתחום האדמינסטריבי וניהול המשרד.
אנו מציגים ניסיון, ויש לנו את כל התשתית הטכנולוגית על מנת לנהל עבורכם את הפגישות בצורה יעילה. במסגרת השירותים של חברת DHO תוכלו לקבל : מזכירה אישית לאיש עסקים, ניהול משימות, עוזרת אישית ועוד.
שירותי משרד במיקור חוץ – עקבו אחרינו גם ברשתות החברתיות : פייסבוק , לינקדאין, יוטיוב.
