בעלי עסקים רבים מחפשים אחר שירותי מזכירה אישית משרה חלקית, או אולי פתרונות של מזכירה במיקור חוץ. צורך זה מאפיין עסקים קטנים ובינוניים, ואפילו פרילנסרים, המרגישים כי הם צריכים עזרה אדמיניסטרטיבית בעסק. אך למרות הצורך בעזרה, היקף העבודה והעזרה שלה הם זקוקים אינם מצדיקים העסקת מזכירה במשרה מלאה.
במאמר זה נבחן את האפשרות של מזכירה במשרה חלקית, אל מול האפשרות של שירותי משרד במיקור חוץ. וכמובן נדבר על כמה עולה שירותי מזכירה אישית.
שירותי מזכירה אישית משרה חלקית
כל עסק זקוק לשירותי מזכירות באופן קבוע. תמיד יש מסמכים לתייק, חשבוניות להפיק, פגישות שצריך לקבוע, חשבונות שצריך לשלם ועוד אינספור מטלות אדמיניסטרטיביות.
ישנם עסקים בהם ישנה כמות גדולה מאוד של עבודה, ולמזכירה בקושי יש זמם לנשום. וישנם עסקים בהם אין מספיק עבודה המצדיקה העסקת מזכירה במשרה מלאה. יתכן כי היקפי הפעילות של העסק הם גדולים מבחינת הכספים שהוא מגלגל, אך בפועל אין הרבה התנהלות אדמיניסטרטיבית ואין טעם להעסיק מזכירה במשרה מלאה.
בעל העסק מעדיף מזכירה במשרה חלקית שתעבוד כמה שעות ביום. כך הוא יוכל לחסוך חלק מהוצאות השכר והתנאים הסוציאליים. אך למען האמת, זהו לא חיסכון גדול כל כך. יש הרבה הוצאות מסביב שנשארות קבועות, בין אם זו משרה חלקית או משרה מלאה. למשל השקעה בציוד משרדי, מחשבים וציוד תקשורת.
נראה כי שירותי מזכירה אישית משרה חלקית הם לא הפתרון האידאלי, והם אינם מביאים לעסק את החיסכון הגדול. עדיין ישנו צורך במיון וגיוס עובד/ת, וגם הכשרה לעבודה. ואם מגיע הרגע בו רוצים לסיים את יחסי העבודה, יש לשלם את כל הזכויות.
מזכירה במיקור חוץ
במקרים רבים כאשר מחפשים שירותי מזכירה אישית משרה חלקית, בסופו של דבר מבינים כי מיקור חוץ הוא הפתרון הטוב ביותר. מזכירה במיקור חוץ היא אינה עובדת הנמצאת על תלוש השכר של העסק, ולכן לא מתקיימים יחסי עובד-מעביד. זהו שירות הניתן על ידי ספק חיצוני המציע שירותי משרד במיקור חוץ.
במקום חוזה עבודה, יש חוזה שירות והתשלום הוא תשלום חודשי. הסדר שכזה מאפשר לעסקים לקבל פתרון מהיר עבור הצרכים שלהם. אם בעל העסק מרגיש כי הוא צריך עזרה במטלות האדמיניסטרטיביות הוא יכול לקבל זאת במהירות. ובמידת הצורך ניתן בכל רגע להרחיב את חבילת השירותים מבחינת היקף השעות או סוגי השירותים הנדרשים. ובאותו אופן ניתן גם לסיים את השירות, מבלי הקשיים של פיטורי עובדים.
ויש לכך גם יתרונות נוספים! עובד במשרה חלקית הוא אדם אחד ויחיד, ואילו מזכירה במיקור חוץ היא שירות של חברה העוסקת בשירותי משרד. ובפועל, צוות שלם יכול להעניק את השירות. וכך ניתן ליהנות מכל היכולות המקצועיות של הצוות. צריך לקחת זאת בחשבון כאשר חושבים על שירותי מזכירה אישית מחיר.
אז מתי לקחת מזכירה במיקור חוץ?
שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מתאימים עבור כל עסק הזקוק לפתרונות שאינם מצדיקים העסקת עובדים במשרה מלאה, וככל הנראה עדיפים גם על פני העסקת עובדים במשרה חלקית.
אם העסק צריך לשמור על גמישות, למשל אם יש לו מאפיינים עונתיים או חוסר וודאות לגבי עתיד הפעילות, מיקור חוץ יכול להיות הפתרון המתאים.
שירותי מזכירה אישית מחיר
כאשר מדברים על מחיר, חשוב לפני הכל להבין את היתרונות. השאלה היא לא רק כמה משלמים, אלא גם מה מקבלים בתמורה. ואם רוצים לערוך השוואה בין מזכירה במשרה חלקית, לבין מזכירה אישית במיקור חוץ, חשוב להבין מה מקבלים בתמורה:
- גמישות – צריכים יותר שעות בחודש, או פחות שעות בחודש. את זה תקבלו רק במיקור חוץ.
- יכולות מקצועיות – שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ מביאים יכולות מקצועיות של צוות שלם. היכולות המשותפות כוללות תחומי שיווק, רשתות חברתיות ואינטרנט, חשבונאות, מענה טלפוני אישי, ארגון ועוד.
- אין צורך במשרד – ישנם עסקים רבים הפועלים מהבית, או עסקים הפועלים בשטח ומעניקים שירותים ללקוחותיהם. אם ירצו להעסיק מזכירה, יצטרכו לשכור משרד וציוד משרדי. שירותי משרד לעסקים ניתנים מרחוק, ממשרדי החברה המציעה את השירותים
- תשתיות טכנולוגיות – שירותי משרד בימינו דורשים תשתיות טכנולוגיות. אנו יכולים למצוא מחשבים, מערכות תוכנה, מערכות טלפוניה ועוד. אלו הן השקעות גדולות עבור עסקים קטנים. אך בעזרת מיקור חוץ אתם יכולים לקבל גישה לכל אותן יכולות טכנולוגיות. כלומר המערכות נמצאות אצלנו, ואנו משתמשים בהן לצורך הענקת השירות.
כמה עולה שירותי מזכירה אישית
ולבסוף השאלה כמה עולה שירותי מזכירה אישית ? את התשובה המדויקת תצטרכו לבדוק מול חברת DHO. היתרון שלנו הוא היכולת להעניק שירותים בהתאמה אישית, וכך אנו יכולים לספק לכל אחד מלקוחותינו שירותים משתלמים הקולעים בול למטרה.
הרמה הגבוהה של השירותים, לצד היתרונות של מיקור חוץ, מהווים יתרונות משמעותיים המתאימים לצרכים של עסקים רבים במגוון תחומים. זוהי יכולה להיות עוזרת אישית לאיש עסקים, ניהול משרד להייטק או כל עסק הזקוק לעזרה.
עקבו אחרינו גם ביוטיוב.
