כיום ישנו מבחר פתרונות ניהול משרדי אותם ניתן להתאים לכל סוג של עסק ולכל היקף של פעילות. אנו מדברים על התחום של שירותי משרד במיקור חוץ. שירותים המאפשרים לעסקים להעלות את רמת השירות והמקצועיות, לצד הפחתה של עלויות. באמצעות מיקור חוץ ניתן לתת מענה של ניהול בק אופיס לעסקים, שירות מענה אנושי או כל צורך אדמיניסטרטיבי אחר הקיים בעסק.
כל עסק מתמודד עם סוגיות יומיומיות הדורשות טיפול מקצועי. אך לא תמיד העסק מצליח לתת לכל הסוגיות את המענה האופטימלי. והסיבות לכך יכולות להיות שונות: מחסור בזמן, מחסור בכוח אדם או פשוט חוסר ניסיון של אלו המטפלים בכל אותן המשימות.
זהו יכול להיות שיפוצניק שנמצא כל היום בשטח, ובכל הקשור לניהול יומן פגישות או מתן מענה מקצועי ללקוחות הפונים אליו, הוא אינו מצליח לתת את המענה האידיאלי. ולמרות כל הרצון שלו לתת שירות, הלקוחות יכולים להרגיש זלזול ולחפש מישהו אחר. מענה מקצועי לשיחות וניהול יומן יוכל לשפר את השירות בצורה פלאית, ובכך להשיג יותר לקוחות.
או אולי אדריכל עצמאי העסוק בפרויקטים, וכל תשומת לבו היא לפרטים הקטנים והצלחת הפרויקט. וכך אין לו זמן לטפל בחשבוניות לתשלום, לעדכן את חשבון האינסטגרם או להזמין ציוד משרדי. שירותי מזכירות במיקור חוץ יוכלו לייעל עבורו את כל העבודה, ולטפל בכל הדברים שהוא לא מגיע אליהם. אפילו עזרה של כמה שעות שבועיות יכולה לעשות את ההבדל.
שירות מענה אנושי
מענה אנושי הוא אחד הדברים החשובים ביותר עבור העסק. במקרים רבים הפניה הטלפונית או הלידים הם שער הכניסה של הלקוח. זוהי נקודה קריטית היכולה לקבוע האם תתחיל כאן מערכת יחסים עסקית, או האם הלקוח יפנה למישהו אחר. וכל כשל בתהליך עשוי להבריח את הלקוח.
לא אחת עסקים קטנים או פרילנסרים מתקשים להעניק ללקוחות מענה בזמן, בגלל שהם עסוקים בעבודה או אינם ערוכים להתמודד עם מענה לשיחות רבות. הם אינם מספיקים לחזור לכל שיחת טלפון או לענות לכל מייל, ובטח שלא לנהל מעקב. וכך הלקוחות הפוטנציאליים פשוט יחפשו מישהו אחר.
שירות מענה אנושי מאפשר לבעלי העסק להתמקד בעבודה, ולדעת שיש מישהו שיכול לענות לטלפונים או לכל צורת תקשורת אחרת. מענה מקצועי לכל שאלה, לרבות קביעת יומן פגישות או טיפול בהזמנות. הכל בהתאם לצרכים של העסק.
זה גם צפוי לחסוך לעסק הוצאות על עובדים, מערכות תקשורת ומערכות לניהול קשרי הלקוחות. כך בשורה התחתונה זה גם מעלה את רמת השירות, ומביא עסקים קטנים למגרש של הגדולים. וזה גם זול ומשתלם לעסק.
ניהול בק אופיס לעסקים
הבק אופיס הוא הכינוי לכל ההליכים התומכים ביצירת ההכנסה של העסק. אלו הם התהליכים ההכרחיים לצורך הניהול השוטף והפעילות האדמיניסטרטיבית של העסק. הם אמנם לא קשורים באופן ישיר ליצירת ההכנסה, אך הם הכרחיים וכל כשל יפגע בפעילות העסקית בצורה זו או אחרת.
מסיבה זו עסקים רבים בוחרים במיקור חוץ לצורך ניהול כל ענייני הבק אופיס. הסיבות לכך יכולות להיות שונות והן כוללות את האפשרות לטפל בכל אותם הדברים שלא תמיד מגיעים אליהם, כמו גם העלאת הרמה המקצועית.
אין רשימה סגורה של מה כלול בשירותי משרד במיקור חוץ ומה לא, זה משתנה בהתאם לאופי הפעילות העסקית ומאפייניו של העסק. אך שירותי ניהול בק אופיס לעסקים עשויים לכלול:
- תיוק מסמכים.
- הפקת חשבוניות וניהול הוצאות.
- עבודה מול רואה החשבון.
- ניהול מלאי וביצוע הזמנות מספקים.
- טיפול בדברי דואר ומשלוחים.
- שירות לקוחות ומענה לספקים.
- ניהול יומן פגישות
- מענה לדואר אלקטרוני ולפניות ברשתות החברתיות.
- ניהול פיננסי ועוד.
ולא רק שניתן להתאים לכל עסק את חבילת השירותים עבורו, ניתן גם להתאים את היקף העבודה לצרכים של העסק.
הבעיה של עסקים רבים היא שהם זקוקים בדחיפות לעזרה, אך הדבר אינו מצדיק גיוס מזכירה לעסק או השקעה בכל התשתיות הדרושות לצורך עבודה. ומהבחינה הזו הפתרונות של DHO יכולים לתת מענה לכל סוגי העסקים.
כך העסק מקבל את העזרה שהוא צריך, בדיוק לפי מספר השעות שהוא צריך. וזאת לצד יתרון נוסף – אינכם מעסיקים רק מזכירה במיקור חוץ, בפועל אתם נהנים משירות של צוות שלם היודע לתת מענה מקצועי לצרכים השונים, ובעלי תחומי התמחות שונים.
ויחד עם זאת, אתם שומרים על גמישות בכל הקשור לכוח האדם.
פתרונות ניהול משרדי
בין אם זה שירות מענה אנושי או משהו אחר, אפשר להגיד כי תחת פתרונות ניהול משרדי הכל נכנס.
חברת DHO מציעה שירותי משרד לעסקים בהתאמה אישית. ביכולתנו להעניק פתרונות ניהול משרדי מקצועי ומענה ספציפי לצרכים של כל עסק, גדול או קטן. בין אם זה מענה טלפוני אישי או מעטפת אדמיניסטרטיבית מלאה – אנו יכולים לתת מענה לכל אתגר.
רוצים לדעת כמה עולה פתרונות ניהול משרדי? התקשרו עכשיו לחברת DHO.
רוצים להכיר אותנו? עקבו אחרינו גם בלינקדאין.
