ניהול משרד הוא דבר הכרחי לצורך הבטחת תקינות הפעילות השוטפת. ניהול נכון של ענייני המשרד יבטיח כי העסק יוכל להתגלגל ללא הפרעה, ובעלי התפקידים השונים יוכלו להיות ממוקדים במשימה שלהם; כאשר מי שהופקד על ניהול המשרד מטפל בכל מה שמסביב ומבטיח שהראש שלהם יהיה פנוי.

ואל תחשבו כי הדבר נוגע רק לחברות גדולות, גם לעסקים קטנים ואפילו פרי לנסרים ישנן מטלות משרדיות. ולמעשה, אם אנו מדברים על מיקור חוץ של הניהול האדמיניסטרטיבי, דווקא עסקים קטנים ובינוניים הם אלו אשר זקוקים יותר לשירות זה. לחברות גדולות קל לעשות זאת INHOUSE, אך דווקא הקטנים יותר עלולים להיתקל בכל מיני בעיות המביאות אותם למסקנה הברורה כי מוטב שירותי משרד במיקור חוץ.

וזה כמובן מביא שאלות לגבי כמה עולה ניהול משרד. אז בואו נדבר על הנושא באופן כללי, ועל יתרונותיו. ובסוף נאמר כמה מילים על ניהול משרד מחיר.

ניהול משרד

תחת הכותרת של ניהול ענייני המשרד יכולים להיכנס מגוון נושאים שבהם יש לטפל, עם דגש על תכנון ופתרון בעיות בזמן אמת.

למשל מי שמנהל את המשרד יכול להיות מופקד על המשימות הבאות:

עבודה מול ספקים – למשל כאשר יש בעיות עם ספק האינטרנט וצריך לחפש ספק אינטרנט חדש לעסק. כאשר צריך להזמין ציוד משרדי בזמן על מנת לא לשתק את העבודה השוטפת וכו׳

הפקת מסמכים – בכל עסק יש להפיק חשבוניות, אך מדובר בהרבה יותר עניינים חשבוניים שיש לטפל בהם. יש לרכז את כל החשבוניות של ההוצאות של העסק ולהעביר לרואה החשבון, להפיק דוחות שונים ולהבטיח כי הכל יהיה מתויק ומסודר.

טיפול בענייני פרסום ויחסי ציבור – אלו יכולות להיות מגוון משימות, בהתאם לאופי הפעילות של העסק. אולי להזמין מגנטים למקרר בשביל עסק של אינסטלטור או חשמלאי. במקרים אחרים זה יכול להיות פרסום תכנים פרסומיים ברשתות החברתיות. ואפילו זה יכול להגיע עד לכדי טיפול וארגון בכל מה שקשור להשתתפות בתערוכות.

מענה לטלפונים – לפעמים קשה לעבוד ולהתרכז כאשר יש צורך לענות לטלפונים. ולכן על מנת להבטיח כי אתה תוכל להתרכז בעבודה שלך, מוטב לתת למישהו את המשימה של מענה לטלפונים. במקרים רבים המענה יכול לפתור את הבעיה ולספק את התשובות, ואם לא לפחות להיות מנגנון סינון וניווט של השיחות השונות.

ניהול יומן – עסק צריך לנהל את הזמן שלו ביעילות, ולכן חשוב לנהל נכון את היומן של בעל העסק, מנהלים ובעלי תפקידים שונים. באמצעות ניהול משרד ניתן להבטיח כי תהיה להם כל יום תכנית עבודה מסודרת, המבטיחה כי הזמן שלהם ינוצל ביעילות.

נסיעות לחוץ לארץ – בעסקים רבים ישנן נסיעות לחו“ל, ואף מבקרים מחוץ לארץ המגיעים לעסק. כל נסיעה, אפילו אם זו רק לצורך השתתפות בתערוכה בפרנקפורט, דורשת תיאומים מול גורמים שונים בארץ ובחו“ל. למשל יש לדאוג לכרטיסי טיסה, כרטיסים לתערוכה, הזמנת בתי מלון, חיפוש מסעדות כשרות וכו׳.

אלו הן רק כמה דוגמאות לשירותים שהעסק עשוי להזקק להם.

ניהול משרד מחיר

אם אנו רוצים לדבר על ניהול משרד מחיר, עלינו להבין לא רק כמה אנו משלימים אלא גם מה אנו מקבלים. ואפשר להגיד זאת גם בצורה אחרת, הימנעות משירותי משרד מקצועיים גורמת לעסק הפסדים ועוצרת את העסק מלממש את הפוטנציאל.

ניהול המשרד יכול להביא לחיסכון בעלויות תפעוליות, כמו למשל שכר עובדים, השקעה בהכשרת עובדים ואפילו חיסכון בהוצאות שכירות של המשרד. החיסכון בהוצאות השכירות מורגש חזק מאוד בקרב עסקים קטנים הפועלים בשטח (למשל שירותי הדברה); מיקור חוץ חוסך להם את הצורך לשכור משרד עבור המזכירה.

כאשר אומרים מזכירה חיצונית, בעצם מדובר בחברה המעניקה את השירות ולא אדם בודד. כך שהשירות מאפשר גישה לתחומי מומחיות וניסיון עשיר באדמיניסטרציה משרדית.

כמו כן, החברות המציעות פתרונות ניהול משרדי נוהגות להשתמש בטכנולוגיות שונות לצורך שיפור העבודה. למשל אלו יכולות להיות מערכות לניהול קשרי לקוחות, שירותי בינה מלאכותית בתשלום, תשתיות תקשורת. והם משתמשים באותן הטכנולוגיות על מנת להעניק לכם שירות. כך שאינכם צריכים לשלם על הטכנולוגיות או ללמוד איך להשתמש בהן, אך אתם יכולים להפיק מהן תועלת רבה.

ובאמת שאלו הן רק כמה דוגמאות קטנות.

כמה עולה ניהול משרד

כל משרד נזקק לשירותים אחרים, גם באופיים וגם בהיקפם. לכן העלויות יכולות לנוע בין כמה מאות שקלים בחודש לכמה אלפים. אנו ב DHO ניתחנו את השוק, ובזכות הניסיון וההכרות עם דרישות השוק בנינו 3 חבילות שירות סטנדרטיות, ולכל אחת מחיר אחר.

אבל אנו מבינים כי עלינו לגלות גמישות, ולהתאים עבור על עסק ניהול בק אופיס לעסקים בהתאמה אישית. ובהתאם לזאת כדאי פשוט להרים טלפון ולהתעניין בשירותים שלנו. לאחר שנבין מהם הצרכים שלכם, נוכל לענות על השאלה כמה עולה ניהול משרד.

זוהי גם תהיה הזדמנות עבורכם לשמוע על הניסיון שלנו ומבחר השירותים שאנו מציעים, שירותים של מענה טלפוני אישי, עוזרת אישית לאיש עסקים ועוד פתרונות שונים.

DHO ניהול משרד – עקבו אחרינו גם בלינקדין