עסקים רבים מבינים כי ניהול משרד חיצוני הוא הפתרון המשתלם והאופטימלי עבור הצרכים העסקיים שלהם. באמצעות ניהול משרד במיקור חוץ ניתן ליהנות מגמישות, שיפור השירות, ערך מוסף, חיסכון בעלויות ומקצועיות גדולה יותר המשפרת את מיתוג העסק.
מי יכול ליהנות משירותי ניהול משרד, כמה עולה ניהול משרד חיצוני, מה אפשר לקבל בתמורה ומדוע לעשות זאת דווקא עם DHO.
המטלות המשרדיות
לכל עסק ישנן מטלות משרדיות, גם אם אינו מחזיק משרד במשמעות הפיזית של המילה. לא לכל העסקים ישנו משרד עם שולחנות ומחשבים. למשל עבור רבים העסק מתנהל מהמחשב האישי בבית. אבל בין אם אתם עוסק מורשה או חברה בע“מ, וללא תלות בתחום העיסוק שלכם – אתם תמיד מתמודדים עם מטלות משרדיות.
המטלות המשרדיות יכולות להיות שונות ומגוונות, ולכל עסק ישנם צרכים אחרים. להלן כמה דוגמאות לשירותים שעסק ממוצע יכול להזדקק להם:
- הפקת חשבוניות ומסמכים חשבונאיים. מזכירה במיקור חוץ יכולה להפיק את כל החשבוניות, הקבלות, הזיכויים ומה שצריך. כמו גם לשלוח תזכורת ללקוחות חייבים.
- מענה טלפוני. שירות מענה טלפוני הוא דבר חשוב מאוד בעסק. זה יכול להיות מענה לצורך עניינים שוטפים של העסק, כמו גם לקוחות הרוצים לבצע הזמנות או לקבוע פגישות.
- ביצוע הזמנות מספקים והתנהלות מול ספקים. לכל עסק ישנם ספקים. בין אם זה ספק של סחורות או ציוד משרדי, ובין אם זו חברת אחסון אתרי האינטרנט. ההתנהלות מול הספקים עשויה לגזול זמן, ובעזרת מיקור חוץ ניתן לטפל גם בזה.
- טיפול בדברי דואר. לכל עסק דברי דואר נכנס ויוצא שיש לטפל בהם. בין אם אלו חשבוניות, קטלוגים, דוחות, מוצרים, דוגמאות וכו׳. שירותי ניהול משרד חיצוני יטפלו בכל המטלות הללו, ואנו גם יכולים לספק כתובת עסקית קבועה דרכה הכל יתנהל.
- הכנת מצגות. מצגות עסקיות הן דבר שכיח ומקובל. לפעמים הן משמשות לצורך קידום פרויקטים, מצגות למשקיעים, מצגות ללקוחות או כל מטרה אחרת. אבל הבעיה היא שהכנת המצגת גוזלת יותר מידי זמן לבעל העסק. וזה כמובן בא על חשבון ההכנסות שלכם, באמצעות שירותי משרד במיקור חוץ ניתן לעשות זאת בצורה מקצועית יותר ומשתלמת יותר.
וזוהי רק רשימה חלקית. בעזרת פתרונות ניהול משרדי ניתן לטפל בתיאום טיסות לחו“ל, פעילויות שיווק לרבות השתתפות בתערוכות, ניהול אתר האינטרנט והרשתות החברתיות, שירותי מרקום ועוד.
אבל למה מיקור חוץ?
אז לפני שנדבר על ממחיר ניהול משרד חיצוני, נשאלת השאלה למה צריך לעשות זאת במיקור חוץ. ובכן יכולות להיות כמה סיבות משמעותיות מאוד.
- גמישות עבור העסק – שינויים בכוח האדם הם אחד הדברים הבעייתיים ביותר עבור העסק. לא פשוט לגייס עובדים, וגם לא פשוט לפטר עובדים. ועבור עסקים החווים שינויים עונתיים, הדבר יכול להיות משמעותי. למשל תקליטן בעונת החתונות עשוי למצוא את עצמו עם עשרות שיחות ביום. או חברה המעניקה שירותי ניקיון תהיה עמוסה מאוד בפניות בערב חג הפסח. עבור עסקים מסוג זה מיקור חוץ יכול להיות הפתרון שיאפשר להם להתמודד עם השינויים העונתיים.
- חוסך עלויות משרדיות – החזקת משרד היא דבר שעולה לכם כסף. צריך לשכור מקום ממנו המזכירה תוכל לעבוד. צריך לדאוג לריהוט משרדי, מחשוב, ציוד תקשורת, תוכנות מחשב ועוד הוצאות רבות. כאשר בודקים כמה עולה ניהול משרד חיצוני, מגלים כי העלויות נמוכות יותר ממה שהייתם מוציאים אילו הייתם מנסים לעשות זאת IN HOUSE.
- מעלה את הרמה המקצועית – לפעמים אנו אומרים מענה טלפוני לעסק או מזכירה וירטואלית. אבל בפועל אנו מדברים על צוות מקצועי בעל מגוון התמחויות היכול לטפל בצרכים שונים של העסק. כך שמיקור חוץ מעלה את הרמה המקצועית של העסק מכל הבחינות.
מחיר ניהול משרד חיצוני
מי צריך שירותי משרד במיקור חוץ?
שירותים אלו יכולים להתאים לכל סוגי העסקים, בכל תחום. כל בעל עסק אשר מרגיש כי הוא אינו מוצא זמן לטפל בכל הפעילויות האדמיניסטרטיביות של העסק, יכול להפיק תועלת מהשירותים הללו. ובזכותם הוא יוכל להגיע רחוק יותר בעולם העסקים.
בין הלקוחות של DHO ניתן למצוא רואי חשבון, עורכי דין, אנשי עסקים, אנשי נדל“ן, מעצבים גראפיים, אדריכלים, סוכני ביטוח, יועצי השקעות, מעצבי פנים, גננים, חברות ניקיון, תקליטנים, מדבירים, שיפוצניקים, זגגים, חשמלאיים, אינסטלטורים ועוד אינספור בעלי מקצועות שונים.
השירותים שלנו גמישים, וניתן להתאים אותם לצרכים של כל עסק. גם מבחינת היקף שעות העבודה, וגם מבחינת אופי הפעילות הנדרשת עבור העסק. והניסיון שלנו מראה כי הצלחנו להביא פתרונות יעילים לעסקים רבים, דבר שבא לידי ביטוי בשיפור התפעול וההצלחה העסקית.
כמה עולה ניהול משרד חיצוני
הדבר המשמעותי ביותר שאנו יכולים להגיד לכם שזו יעלה לכם פחות מלנסות לעשות את הדברים בעצמכם. אפילו המשרד הקטן ביותר, עם רק מזכירה אחת, יעלה לכם הרבה יותר מהעלות הקטנה של שירותי מזכירות לעסקים.
אם העבודה שלכם היא בעיקר עבודת שטח, אין סיבה שתשקיעו במשרד. ואם אין לכם מספיק עבודה למזכירה במשרה מלאה, אז מיקור חוץ הוא הפתרון המתבקש.
ולא רק שתחסכו בהוצאות השכר ושכירות המשרד, אתם גם תחסכו הוצאות נוספות הקשורות לתקשורת, מחשוב ותוכנות שונות.
ניהול משרד חיצוני
מחפשים עוזרת אישית לאיש עסקים? או שירותי משרד מרחוק ?
חברת DHO פתרונות ניהול משרדי מביאה איתה ניסיון רב במתן שירותי אדמיניסטרציה וניהול משרד למגוון סוגי עסקים. התקשרו ונשמח לשוחח על הצרכים שלכם, ולהציע פתרונות יעילים ומשתלמים בהתאמה אישית.
