ניהול משימות הוא אחד הדברים החשובים ביותר לעסקים, מכיוון שהוא מתאר את התהליך המורכב של תכנון, ארגון, וביצוע משימות בצורה יעילה ומבוקרת. בין אם מדובר בעסק קטן של תיקון מזגנים או בחברת הייטק גדולה, היכולת לנהל משימות באופן אפקטיבי יכולה להבדיל בין הצלחה לכישלון בשוק התחרותי של היום.

ניהול משימות

ניהול משימות הוא כל התהליך של תכנון, ארגון וניהול המשימות בארגון או לפחות במסגרת הצוות. כמעט בכל מקום עבודה ישנם צוותים האחראים לבצע משימות שונות, ולפעמים משימות משותפות. אך לכל אחד יש את תחום האחריות שלו, ויש צורך שמישהו ינהל את הכל על מנת לסיים את כל המשימות.

אי ביצוע של משימה בזמן, יכול להשפיע על משימות שצריכות לבוא אחריה. וכך מתחילים עיכובים ובעיות העלולות לגרום לנזק כלכלי ותדמיתי לארגון.

יתכן כי חלקכם חושבים על חברות טכנולוגיות, אך למעשה הנושא של ניהול המשימות רלוונטי בכל עסק, אפילו הקטן ביותר. אלו יכולות להיות משימות של מחקר ופיתוח, בדיוק כפי שאלו יכולות להיות מטלות אדמיניסטרטיביות בארגון.

כיום מקובל מאוד להשתמש בתוכנות מחשב, ובעיקר שירותי ענן לצורך ניהול המשימות. מערכות אלו מתאימות מאוד לצרכים של שוק העבודה המודרני, הן מאפשרות לנהל משימות צוותיות, תוך כדי שיתוף קבצים, שיפור התקשורת, ניהול משתמשים והרשאות גישה.

ארגונים שהקדימו להטמיע מערכות שכאלו, הצליחו להתמודד בהצלחה עם משבר הקורונה. מערכות אלו סייעו מאוד להמשיך לעבוד כאשר העובדים נמצאים בביתם ובמקומות גאוגרפיים שונים.

כמה עולה ניהול משימות

קשה לענות על השאלה כמה עולה ניהול משימות, מבלי להגדיר מה בדיוק אנו מודדים. האם השאלה היא לגבי התפקיד הניהולי שיהיה אחראי לנהל את המשימות, כלומר שאלה של שכר.

או אולי זוהי שאלה הקשורה לעלויות של טכנולוגיות לצורך ניהול משימות, כלומר מערכות תוכנה המשמשות לניהול המשימות ותורמות לשיפור היעילות והפרודוקטיביות בארגון.

וגם כאשר אנו מדברים על מערכות התוכנה הללו, קשה לדבר על ניהול משימות מחיר, רק בתור עלות המערכת. הרי לא ניתן להתעלם מהערך הכלכלי של שיפור היעילות בארגון. זוהי השקעה המחזירה את עצמה, אך לעתים קשה לזהות מראש את הערך של התועלת.

דוגמה לניהול משימות בעסק קטן – לא רק חברות הייטק

נניח ויש לכם עסק קטן של תיקון מזגנים, ובו 3 טכנאים המסתובבים מידי יום בין הלקוחות ומעניקים שירות. זמנם של הטכנאים יקר, ובוודאי חשוב לנהל אותו היטב. תחום המומחיות שלהם הוא תיקון מזגנים, ולא ניהול זמנים או תיאום פגישות עם לקוחות. ולכן רצוי להפקיד עובד/ת על מנת לבצע את כל עבודות האדמיניסטרציה וניהול המשימות עבורם.

אפילו אין צורך להעסיק מזכירה במשרה מלאה, ניתן לעשות זאת עם מזכירה חיצונית (מזכירה במיקור חוץ). המזכירה יכולה לענות לשיחות מלקוחות, ולארגן את תכנית העבודה של כל אחד מהעובדים בצורה יעילה. וכך יהיה ניתן לעקוב אחר כל הפעולות, לטפל בגבייה ואפילו לטפל במלאי של חלקי חילוף למזגנים או כל פונקציה אחרת בעסק.

ניהול משימות מחיר

ניהול משימות הוא דבר חשוב ובעל ערך לארגון, אך הוא עלול להיות דבר יקר. ארגונים גדולים יכולים להרשות לעצמם להשקיע בכך משאבים, ולדעת כי הם יפיקו תמורה רבה. אך כאשר מדובר בעסקים קטנים, הם צריכים לבחון היטב את ההוצאות.

ואם מדברים גם על העסקת עובד, וגם מערכות טכנולוגיות `זה עשוי להיות עסק יקר עבור הארגון. ולא נשכח כי יש צורך במשרד, מחשבים, עמדת עבודה וכו׳. אז מה תעשו? האם תתמסרו לניירת ותתנו לטכנאים לנהל את זמנם?

ישנן אפשרויות אחרות, ניתן להוציא את ניהול המשימות למיקור חוץ. היום חברות רבות בוחרות בשירותי ניהול משרד במיקור חוץ. כך הן יכולות לחסוך בעלויות כוח אדם, ליהנות ממקצוענות ומומחיות, ואפילו להישען על התשתיות הטכנולוגיות של ספקי השירות.

ותחת הכותרת של שירותי משרד מרחוק ניתן למצוא אינספור שירותים היכולים להתאים לכל עסק, בכל גודל ובכל תחום פעילות. ניתן להתאים את חבילת השירות לצרכים של העסק – כך העסק יקבל בדיוק את מה שהוא צריך, וישלם על מה שהוא צריך.

אם נחזור לדוגמת העסק הקטן לתיקון המזגנים. נניח ובעל העסק יחליט להשקיע בפתרונות טכנולוגיים, ולתת לעובדיו לנהל את המשימות. הוא עשוי לגלות כי הוא נדרש להשקיע משאבים גם בתהליך הטמעה והדרכה ארוך יותר.

שירותי משרד במיקור חוץ

אם העסק שלכם מתמודד עם קשיים בניהול המשימות היומיומית או קשיים אדמיניסטרטיביים, יתכן כי שירותי ניהול משרד מקצועיים יכולים להיות הפתרון עבורכם.

חברת DHO מעניקה שירותי ניהול משרד לעסקים במיקור חוץ, תוך כדי שמירה על יכולת לתת לכל לקוח את הפתרון הייחודי עבורו.

מידע נוסף אודות החברה תמצאו ביוטיוב.