עסקים רבים נזקקים לשירותי מענה טלפוני אישי, שלא תמיד ניתן, או לא כדאי לטפל בו במסגרת עובדי העסק הקיימים. מוטב לאפשר לעובדים לעשות את מה שהם טובים בו, ולא לנסות לתת להם מטלות נוספות. אך האם להעסיק עובדים חדשים או האם ישנה דרך אחרת?
עסק יכול להשקיע בפרסום, בין אם אלו פליירים בתיבות הדואר או פרסום באינטרנט. בסופו של דבר לקוחות ירימו טלפון וירצו להזמין את שירותי או לרכוש את מוצריו. ולכן מענה טלפוני הוא דבר חשוב מאוד. אך ישנם עסקים רבים המתקשים לעשות זאת.
אפשר להבין זאת באמצעות כמה דוגמאות:
- אדם הגיע לביתו והבחין בנחש המסתובב בחצר. הוא מייד מחפש בגוגל לוכד נחשים באזורו, ומתקשר בצורה בהולה להזמין את השירות. ואם לוכד הנחשים לא יענה באותו הרגע, הוא לא ידחה זאת למחר! האדם המבוהל מייד ינסה טלפון של מישהו אחר.
- חשמלאי פרטי עשוי להסתובב כל היום בין בתים של לקוחות, לטפס על סולמות ולהתעסק בעבודה עצמה. ולכן הוא לא תמיד זמין, או לא תמיד פנוי לענות בסבלנות על כל שאלה. והוא יכול להגיד לכם שיחזור אליכם עוד שעה, אבל מרוב עבודה ישכח לחזור ויאבד את הלקוח.
- עסק השקיע במודעות פרסום, ועכשיו הוא מקבל מבול של טלפונים. צוות המשרד שלו לא ערוך לקבל כל כך הרבה טלפונים, ולקוחות רבים פשוט אינם מצליחים לקבל תשובה כי הטלפון תפוס.
- עובדי העסק מסיימים לעבוד בחמש. אבל הלקוחות המתעניינים מתפנים בשעות הערב, ולקראת שמונה בערב ישנו מבול של טלפונים אבל אין מי שיענה.
אלו הן רק כמה דוגמאות בודדות לבעיות שאותן ניתן לפתור באמצעות מענה טלפוני לעסקים. ואתם אולי כבר שואלים כמה עולה מענה טלפוני אישי, זה עשוי להיות זול ממה שאתם חושבים אבל על זה נדבר בהמשך.
מענה טלפוני אישי
בעזרת מענה טלפוני לעסקים ניתן לתת מענה מקצועי, יעיל ואפקטיבי הפותר את כל הבעיות שהוזכרו. זהו שירות המעניק הרבה מאוד ערך ללקוחות, ולכן גם לעסק.
בין היתרונות המרכזים של השירות:
- מענה טלפוני בזמינות גבוהה.
- פחות זמן המתנה ללקוחות (ופחות איבוד לקוחות).
- נציגים טלפוניים מיומנים היודעים להעניק שירות ברמה גבוהה.
- תשלום לפי שימוש, כלומר לכל עסק ניתן להתאים את הפתרון התואם למידותיו
ולצד זה, ניתן לשלב מערכות טכנולוגיות שונות כמו הקלטת שיחות ושילוב מערכות CRM המאפשרות לנהל לידים, פגישות, מכירות וכל ההתנהלות מול הלקוח.
שירותים אלו עשויים להתאים לעסקים קטנים וגדולים, לרבות עסקים הזקוקים למענה טלפוני נקודתי ומוגבל בזמן, למשל במקרה של שירותים עונתיים; למשל משרד נסיעות בתקופת החגים. בעזרת המענה הטלפוני ניתן לבצע ניהול לידים יעיל, ניהול יומן ומענה לצרכים שונים של העסק.
ניהול לידים
ניהול לידים מתייחס לכל התהליך של גיוס לקוחות. יש לכך היבטים רבים, החל מקמפיינים ברשתות החברתיות ועד המענה הטלפוני (או השיחה היזומה ללקוח).
כל שלב בהליך הוא חשוב מאוד, לרבות עיצוב מודעות הפרסום או ניסוח הטקסטים בדפי הנחיתה. אך בסופו של דבר ישנו מענה אנושי שתפקידו לסגור עסקה. זהו שלב מתקדם, שבו ממש לא תרצו לאבד את הלקוח.
צריך לדעת כיצד לדבר עם הלקוח, לענות על השאלות ולהוביל אותו במהירות לסגירת העסקה.
עסקים רבים מבינים כי ניתן לעשות ניהול לידים מקצועי ויעיל יותר באמצעות שירותי משרד ומזכירות במיקור חוץ. מקובל מאוד לשכור שירותי מענה טלפוני אישי לעסק. מענה טלפוני במיקור חוץ יכול לאפשר זמינות גבוהה ומענה אפקטיבי לכל שיחה. וכך לא תאבדו את הלקוחות הפוטנציאליים.
אך חשוב להדגיש כי ניתן להעניק לכל עסק פתרון בהתאמה אישית, ותחת מענה טלפוני אישי, ניתן גם ליזום שיחות ללידים חמים מהאינטרנט. אם השקעתם בקמפיינים, חשוב שהמענה הטלפוני יתבצע בצורה מקצועית. עובדי העסק שאינם מיומנים במענה לשיחות מכירה, עלולים לפספס מכירות רבות.
ניהול יומן
ניהול יומן הוא אחד השירותים שניתן לקבל תחת המטרייה של שירותי משרד במיקור חוץ. מסתבר שניהול היומן הוא קצת יותר מורכב ממה שאתם חושבים.
מצד אחד זה דורש מערכות תוכנה על מנת לעשות זאת ביעילות. כמובן אפשר לעשות זאת עם מחברת ועט, אבל יש יתרון לניהול יומן ממוחשב. כך ניתן לבצע תיעוד, לשלוח תזכורת ולבצע פעולות שונות ההופכות את הכל ליעיל יותר ומתאים לסטנדרטים של עולם העסקים המודרניים.
דבר שני, כאשר איש עסקים או בעל מקצוע כלשהו מפקיד את ניהול היומן בידיים חיצוניות, עליו לדעת כי המזכירה תעשה עבודה טובה. צריך לדעת לתכנן את היומן. צריך לדעת כיצד להעמיס את היומן על מנת לא לאבד זמן עבודה יקר, אך מנגד זה צריך להיות בצורה סבירה שלא תגרום לעיכובים בין פגישות.
למשל מי שמעניק שירותי הדברה בבית הלקוח, בוודאי רוצה יומן מלא על מנת לפגוש כמה שיותר לקוחת במהלך היום. אך מנגד, הוא לא ירצה יומן עמוס מידי על מנת לא ליצור מצב שלא יוכל לעמוד בהתחייבויותיו.
דבר שני, יש לדעת לתכנן את היומן בצורה הגיונית, וזה אומר גם לקחת בחשבון מרחקים גאוגרפיים. אפילו אם השירות ניתן רק באזור מסוים, כמו למשל תל אביב, עדיין צריך להכיר את העיר.
כמה עולה מענה טלפוני אישי
ולבסוף השאלה כמה עולה מענה טלפוני אישי? אם תנסו לעשות זאת בכוחות עצמם, אתם צפויים להשקעות אדירות בכוח אדם וציוד טכנולוגי. אך באמצעות מיקור חוץ ניתן להתאים לכל עסק חבילת שירות המתאימה למידותיו, והכל במחירים אטרקטיביים.
אנו מזמינים אתכם לפנות אל DHO שירותי ניהול משרד מקצועיים. אנו מציעים ללקוחותינו מבחר פתרונות מזכירה וירטואלית, פתרונות ניהול משרד ושירותי אדמיניסטרציה. מצאו אותנו בלינקדין.
