מנהלת משרד ואדמיניסטרציה, או מנהל משרד, הוא תפקיד חיוני והכרחי בכל עסק. אופי המטלות והיקף העבודה יכול להשתנות בהתאם לגודל העסק ותחום פעילותו, אך בכל עסק ישנן מטלות משרדיות ומשימות אדמיניסטרציה שיש לטפל בהן.

מוטב להפקיד את המשימות הללו בידי בעל תפקיד שירכז את הכל, להלן מנהל/ת המשרד. המטרה היא שכל העובדים יהיו מרוכזים במהות התפקיד שלהם, ויצירת הכנסות עבור העסק. ואין לגזול מזמנם במטלות משרדיות ואדמיניסטרטיביות.

בעסקים רבים אנו רואים כי בעל העסק מבצע את המשימות הנ“ל. אך גם זהו אינו המצב האידיאלי, ראוי שישקיע את האנרגיה שלו בפיתוח עסקי ומשימות כמו הגדלת מקורות ההכנסה, גיוס לקוחות חדשים וכו.

בעוד אין ספק כי זוהי פונקציה חשובה, יש מקום לדיון האם להעסיק מנהלת משרד, או אולי מוטב לחפש ניהול משרד במיקור חוץ. ישנם שיקולים שונים, ויש לשקול את היתרונות והחסרונות – ומה שנכון עבור עסק אחד, הוא לא בהכרח הפתרון המתאים עבור עסק אחר.

במאמר זה נדבר על המשימות והמטלות של מנהלת המשרד וגם כמה עולה מנהלת משרד ואדמיניסטרציה – חשוב להשוות בין העלות של עובד מן המניין לבין העלות של מיקור חוץ, אך לא לשכוח את הערך המוסף של שירותי משרד במיקור חוץ.

מנהלת משרד ואדמיניסטרציה

התפקיד של מנהלת האדמיניסטרציה במשרד יכול לקבל פנים שונות בכל עסק. זה תלוי גם בצרכים של העסק, וגם ביכולות האישיות של בעל התפקיד. כאשר ישנה מנהלת משרד בעלת יוזמה, אחריות ויכולות גבוהות היא יכולה להפוך לאחת הדמויות הדומיננטיות ביותר בעסק.

באופן כללי מנהלת המשרד היא חוליה המקשרת בין כל תפקודי המשרד. זה דורש יכולות אישיות גבוהות למדי לרבות : ניהול זמן ותיעדוף משימות, יוזמה אישית, יכולת ארגון והנעת עובדים, יכולת תקשורת גבוהה, ידע בחשבונאות, גישה עסקית, הבנה בחוקי העבודה, הכרות עם יישומי מחשב, ובימינו אי אפשר בלי ידיעת שפות.

להלן כמה דוגמאות לתחומי אחריות אפשריים של מנהלת המשרד:

• ניהול שוטף של ענייני המשרד.
• תיאום פגישות וניהול לוחות זמנים.
• הפקת מסמכים חשבונאיים.
• טיפול בענייני כוח אדם כמו נוכחות עובדים, דיווחי שכר, קליטת עובדים.
• ניהול קופה קטנה של הוצאות המשרד.
• ארגון אירועים בעסק לרבות אירועים לגיבוש העובדים ויצירת הווי בעבודה.
• ארגון פרויקטים מיוחדים, כמו למשל השתתפות בתערוכות.
• עבודה מול ספקי העסק, לרבות ניהול משא ומתן.
• מענה לטלפונים, דואר אלקטרוני וצורות תקשורת אחרות.
• ללא מנהלת המתעסקת במשימות אלו, התפקוד השוטף של העסק צפוי להיפגע. ואם אין לכם מנהלת משרד, תראו זאת כמעצור המונע מהעסק לפרוץ קדימה.

מנהלת משרד ואדמיניסטרציה מחיר

בתור עסק, אתם צריכים תמיד לחשוב על ההוצאות. עבור כל שקל שאתם משקיעים אתם מצפים להחזר השקעה אופטימלי. אך בפועל לא תמיד רואים את המספרים בצורה ברורה, וצריך לשים לב היטב גם לעלויות הסמויות מן העין – כמו למשל חוסר היעילות שבעסק.

ההמלצה שלנו היא לבדוק את העלויות של העסקת מנהלת משרד, אל מול העלויות של אדמיניסטרציה במיקור חוץ. אך עליכם תמיד לזכור כי העלויות של העסקת עובד מן המניין הן חד משמעיות כמו עלויות של מיקור חוץ ויש לשקול היבטים והשלכות נוספות, כמו למשל:

• ימי החופש של העובד/ת אשר ישאירו ואקום בעסק.
• עלויות של משרד, ריהוט משרד ומחשוב. ישנם עסקים שבקלות יכולים להקצות פינה למנהלת אדמיניסטרציה. אך ישנם גם עסקים שאינם מתנהלים עם משרד, ועבורם זוהי הוצאה גדולה.
• עלויות של תוכנות מחשב. בימינו מקובל להשתמש במערכות לניהול קשרי לקוחות, מערכות תקשורת ותוכנות מחשב רבות. מיקור חוץ יאפשר לכם להימנע מהעלויות הללו.

טיפ חשוב – אנו מציעים לכם לעשות רשימה של המטלות המשרדיות והמשימות השונות שתרצו להטיל על מנהלת המשרד. בכל מקרה תצטרכו לעשות זאת, גם אם תגייסו עובד/ת במשרה מלאה ותצטרכו לוודא כי יש לו את הכישורים הדרושים.

לאחר שערכתם את הרשימה, כדאי שתשאלו את עצמכם האם אדם אחד יכול למלא את כל המשימות? זוהי שאלה חשובה מאוד, מכיוון שמיקור חוץ מעמיד לרשותכם צוות של עובדים בעלי תחומי התמחות שונים.

ויתר על כן , מנהלת משרד ואדמיניסטרציה מחיר הוא גם המחיר שאתם משלמים על חוסר היעילת במצב הנוכחי.

כמה עולה מנהלת משרד ואדמיניסטרציה

לגבי השאלה כמה עולה מנהלת משרד ואדמיניסטרציה, בדקנו את הנתונים אשר פורסמו על ידי חברות ההשמה, ונראה כי השכר של מנהלת משרד מתחילה הוא כ 8,000-9,500 שקלים. אך כאשר מדברים על מנהלת אדמיניסטרטיבית מנוסה, השכר מטפס לכיוון ה 12,000-13,000 שקלים.

וכאן עליכם לעשות את ההשוואה החכמה – השוואה אשר לוקחת בחשבון עלויות נלוות, ואת הערך שמתקבל כאשר עושים ניהול משרד חיצוני.

בין אם חיפשתם שירות מענה אנושי או מנהלת משרד, למיקור חוץ תמיד ישנם יתרונות רבים:

1. מיקור חוץ מאפשר לכם לשמור על גמישות גדולה, דבר שלא אפשרי כאשר מעסיקים עובדים. בהתאם לצורכי העסק ניתן להרחיב או לצמצם את חבילת השירותים, ואף להפסיקה לחלוטין.
2. ניהול משימות במיקור חוץ נעשה על ידי צוות מנוסה ובעל תחומי התמחות שונים. כך שניתן לקבל מענה מקצועי למגוון צרכים של המשרד, וספק אם יש אדם אחד המחזיק בכל הקישורים בו זמנית.
3. חוסך הרבה הוצאות נלוות על משרד, ציוד, תוכנה וטכנולוגיות.

מחפשים שירותי משרד מקצועיים במיקור חוץ? אתם מוזמנים לפנות אל חברת DHO. אנו מספקים מגוון שירותים הכוללים עוזרת אישית לאיש עסקים, עוזרת אישית לפי שעה, שירותי תמיכה אדמיניסטרטיבית ועוד. כאשר אנו יכולים לתפור לכל לקוח חבילת שירות התואמת לצרכיו.

שירותי משרד במיקור חוץ DHO – צרו קשר באמצעות הרשתות החברתיות. 

מנהלת משרד ואדמיניסטרציה | מנהלת משרד ואדמיניסטרציה מחיר | כמה עולה מנהלת משרד ואדמיניסטרציה