הפעם נדבר על מזכירה וירטואלית, וכיצד השירות יכול לעזור לעסק שלך.

ישנם הרבה עסקים שיוצאים לדרך ומתחילים בקטן. אך בסופו של דבר הם מגיעים למצב שבו הם צריכים מזכירה עבור העסק. היקף הפעילות שלהם מתחיל לגדול, ופתאום הם לא מוצאים זמן לכל המטלות האדמיניסטרטיביות. ואפילו ישנן מטלות חדשות שהן תוצאה של צמיחת העסק. וזהו הרגע שבו צריך לשקול האם להעסיק מזכירה לעסק.

אך השאלה הראשונה שעליך לשאול היא האם אתה באמת צריך מזכירה במשרה מלאה?

מצד אחד אין ספק, העסק צריך עזרה דחופה. אתה חייב מישהי שתטפל בשיחות הטלפון, תשלח תזכורות ללקוחות, תזין נתונים, תכתוב מיילים, תפיק חשבוניות ותטפל בכל הצרכים של העסק. אך מצד שני, נשאלת השאלה האם זה באמת מצדיק שכר של מזכירה במשרה מלאה. וזה לא רק השכר אלא כל חבילת הזכויות הסוציאליות. ולעתים יש גם להשקיע בתשתיות שונות על מנת לספק למזכירה סביבת עבודה.

אלו הם שיקולים שעליכם לעשות, ובעיקר חישובים. ישנם מקרים רבים בהם בהחלט ישנו צורך במזכירה אישית שתעבוד בעסק במשרה מלאה. אך מנגד, ישנם גם לא מעט מקרים בהם עסקים מבינים כי משתלם יותר להעסיק מזכירה במיקור חוץ.

ולא רק שחישובים כלכליים מראים זאת, נראה כי גם ישנם יתרונות נוספים המביאים ערך לעסק. זכרו כי המונח מזכירה ווירטואלית מתייחס לחבילת שירותים מאחוריה עומד צוות שלם. כלומר השירות מביאה לכם צוות בעל התמחויות שונות; קשה להאמין שתוכלו למצוא מזכירה שיודעת גם לעדכן את אתר האינטרנט בצורה מקצועית, גם לתאם פגישות, גם לעשות חשבונאות, גם לכתוב מיילים לספקים בחו“ל וגם לתחזק את המדיה החברתית.  אבל עם שירותי משרד במיקור חוץ זה בהחלט אפשרי.

מזכירה וירטואלית

לא כל עסק מצליח להבין את הקונספט של מזכירה מרחוק, וכיצד היא יכולה לעזור לעסק. לכם הרשו לנו להציג לכם כמה דברים שהמזכירה יכולה לעשות עבורכם:

הנהלת חשבונות – מרבית העסקים היום עובדים עם מערכות הנהלת חשבונות מקוונות, כמו למשל חשבונית ירוקה או מערכות דומות. באמצעות מערכות אלו ניתן להקצות גישה למשתמשים ומכל מקום לתעד הוצאות והכנסות ולהפיק מסמכים.

מענה טלפוני – לא רק מענה טלפוני, במסגרת שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ ניתן גם ליזום שיחות. הרבה דברים נסגרים בשיחות טלפון, מתיאום פגישות ועד סידורי נסיעות לחוץ לארץ. ואם תעשו זאת באמצעות DHO, זה גם יחסוך לכם את ההשקעה בכל תשתיות התקשורת.

ניהול מדיה חברתית – עסקים רבים מנהלים פעילות במדיה החברתית, וידוע שזה עוזר לצורך מיתוג ולצורך השגת לקוחות או שימור לקוחות קיימים. למשל באמצעות המדיה החברתית תוכלו לפרסם מבצעים, וליהנות מרכישות חוזרות. אבל למי יש זמן לטפל בזה? ולמי יש תקציב לשכור אנשי מדיה חברתית הגובים אלפי שקלים לחודש. שירותי משרד מרחוק יסגרו עבורכם גם את הפינה הזו.

שליחת מיילים – הרבה מההתנהלות המשרדית מתבצעת באמצעות דואר אלקטרוני. אבל לפעמים זה ממש גוזל זמן לנהל את כל תכתובות הדואר ולעקוב אחר מה שצריך לעקוב. וזוהי עוד סיבה מדוע להוציא זאת למיקור חוץ.

השתתפות בתערוכות – השתתפות בתערוכות היא הזדמנות גדולה עבור העסק לצמוח ולהגיע לקהלים חדשים. אך לפעמים מנהלי העסק נדרשים להקדיש שבועות רבים לצורך הארגון של ההשתתפות בתערוכה. תופתעו לגלות כיצד שירותי משרד מקצועיים במיקור חוץ יכולים לעזור לכם.

מזכירה וירטואלית מחיר

כאשר מדברים על מחירי השירות צריך לקחת בחשבון כמה דברים:

1. יש כאן ערך מוסף – מזכירה במשרה מלאה מעניקה לכם עובד/ת המטפלים במטלות משרדיות רבות. ובהתאם להליך גיוס העובדים שעשיתם, והשכר שאתם מציעים, אנו בטוחים כי תוכלו למצוא כוח אדם מוכשר. אבל שום דבר אינו משתווה לשירותי מזכירות במיקור חוץ. מה שאנו מכנים מזכירה וירטואלית הוא בעצם צוות בעל התמחויות שונות. כך שיש כאן הרבה יותר ערך מהיכולות של אדם בודד.
2. גמישות – עסקים רבים, בעיקר עסקים קטנים ובינוניים, נדרשים לרמה גבוהה של גמישות. הפעילות העסקית אינה יציבה ויש בה עליות וירידות ולפעמים גם מאפיינים עונתיים. לגייס עובד זה לוקח הרבה זמן, ואחר כך יש להכשיר אותו. וכאשר יורדת העבודה, עולה לכם כסף לפטר עובד. הפתרון הטוב ביותר הוא מיקור חוץ, כאן אינכם מעסיקים עובד אלא שוכרים שירות, וזה מעניק גמישות.
3. מאפשר לעסק לצמוח – כאשר המזכירה מורידה מכם מטלות רבות, יש לכם יותר זמן להתעסק בדברים החשובים של פיתוח וצמיחת העסק.
   כמה עולה מזכירה וירטואלית

בשורה התחתונה אנו יכולים להבטיח לכם כי המזכירה מעניקה ערך רב, וגם חוסכת בעלויות. ברוב המקרים מיקור חוץ הוא הפתרון המשתלם והחסכוני.

אנו ב DHO מעניקים חבילות שירות שונות בהתאם לצרכים של העסק. מתוך ניתוח הצרכים והביקושים, הרכבנו 3 חבילות שירות סטדנרטיות. אך היתרון שלנו הוא היכולת להתאים לכל עסק את חבילת השירות המתאימה עבורו.

ניתן לבחור את סוג המטלות בהן נטפל, וניתן לבחור את היקף שעות העבודה. ופתרון בהתאמה אישית הוא הפתרון המשתלם ביותר עבור העסק.

אם תרצו לדעת כמה עולה מזכירה וירטואלית, ועוד פרטים על מה שהיא יכולה לעשות עבורכם, פשוט התקשרו אלינו.

עקבו אחרינו גם ביוטיוב.

מזכירה וירטואלית | מזכירה וירטואלית מחיר | כמה עולה מזכירה וירטואלית